Que ce soit pour des raisons idéologiques, économiques ou familiales, le télétravail connaît un essor majeur depuis quelques années… Et c’est encore plus vrai à l’heure ou nous écrivons cet article, alors que des millions de personnes se retrouvent subitement confinées chez elles pour les raisons sanitaires que nous connaissons tous.
Adeptes du nomadisme, nous sommes constamment à la recherche d’outils nous permettant de gagner en efficacité afin de pouvoir nous concentrer sur notre coeur de métier. Nous vous présentons ci-dessous une sélection d’applications que nous utilisons au quotidien pour les projets de Présence Web.
1. Google Drive
Inutile de présenter la firme de Mountain View et son service de stockage dans le cloud. Bien qu’il soit déjà connu du plus grand nombre, il convient de rappeler que Google Drive est un outil de télétravail incroyablement puissant.
Facile à installer et à prendre en main (seule une adresse gmail est requise pour la création d’un compte), Google Drive permet de partager rapidement des fichiers volumineux entre les membres de l’équipe.
Outre le service de stockage et de partage, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents et feuilles de calcul (Google Docs et Google Sheets). Elles peuvent même voir en temps réel les révisions apportées. Il est également possible d’annoter les documents afin de suggérer des modifications. Les dernières versions sont automatiquement sauvegardées dans le cloud et accessibles en tout temps à partir de n’importe quel appareil.
Google Drive étant limité à 15Go de stockage dans sa version gratuite, vous pouvez acheter de l’espace supplémentaire si vous le souhaitez. Différents tarifs sont proposés en fonction des besoins de chacun.
2. Slack
Slack est probablement l’application que nous utilisons le plus lorsque nous travaillons à distance. Il s’agit d’une plateforme de messagerie qui permet de créer différents canaux de conversation (publics ou privés) afin de bien séparer les discussions inhérentes à chaque projet.
Bien plus pratique et intuitif que les e-mails, Slack a été conçu pour remplacer le courrier électronique comme principal moyen de communication et de partage.
Slack s’intègre à une multitude d’autres applications tels que Google Drive ou Dropbox (pour ne citer qu’elles) afin que vous puissiez gérer l’intégralité de votre flux de travail via une seule plateforme. Cela vous permet d’utiliser certains de vos outils préférés directement dans Slack – vous n’avez donc pas besoin de changer d’onglet ou d’ouvrir une autre application juste pour vérifier rapidement quelque chose.
Si vous avez une PME, vous aurez probablement besoin d’un seul espace de travail organisé en différents canaux pour répondre à tous vos besoins. Dans le cas où vous auriez de nombreux collaborateurs, Slack a également des fonctionnalités payantes plus poussées afin de vous permettre de gérer plusieurs espaces de travail.
3. Trello
Trello est une application basée sur la méthode Kanban et est utilisée pour gérer les tâches. Elle permet d’organiser le travail de groupe à l’aide de tableaux virtuels composés de listes de tâches, elles-mêmes présentées sous forme de colonnes.
Trello est parfait pour la gestion de projet car différents états peuvent être représentés et partagés avec les collaborateurs.
Grâce à cet outil, on améliore les routines de travail d’une équipe en générant des priorités, des notions de temps, des avertissements et d’autres options parfaites pour organiser un projet auquel plusieurs personnes participent.
Trello est non seulement un leader dans le secteur des entreprises, il est également utilisé quotidiennement par de nombreux indépendants et particuliers qui s’en servent pour organiser et prioriser leurs tâches quotidiennes.
4. Zoom
Parfaite pour la visioconférence ou la formation à distance, Zoom est une application au succès grandissant. Elle est d’ailleurs déjà utilisée par des sociétés prestigieuses telles que Digitech, Uber ou même l’EPFL.
Concrètement, Zoom permet de réaliser simplement des visioconférences professionnelles. Un grand nombre de participants peut interagir (jusqu’à 100 en version gratuite) que ce soit à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Outre sa facilité d’utilisation et sa fiabilité, cet outil est très apprécié pour sa qualité audio et vidéo.
Grâce à ses fonctions de partage avancées, Zoom permet également d’effectuer du coaching ou de la formation à distance. Personnellement, j’utilise l’iPad Pro ainsi que l’Apple Pencil pour animer toutes mes séances de formation. Associée à Zoom, cette configuration se révèle particulièrement efficace. Je peux facilement partager et annoter des documents, écrire sur un tableau blanc virtuel, enregistrer le tout et le partager à mon interlocuteur s’il le souhaite. Plusieurs participants peuvent même partager simultanément leur écran en rajoutant des notes personnelles.
Zoom bénéficie en outre d’une synchronisation facilitée avec Google Calendar ou iCal.
Disponible en version gratuite (limitée à 100 personnes et 40 minutes maximum pour les réunions de groupe), Zoom propose différents forfaits en fonction des besoins de chaque entreprise.
5. Teamviewer
L’ère du télétravail et de la communication en ligne est là pour rester : les réunions se tiennent par visioconférence, les entreprises recrutent de plus en plus de freelances et la technologie offre un éventail de plus en plus large de possibilités et de solutions pour décentraliser les tâches.
TeamViewer est une application logicielle utile grâce à laquelle vous pouvez vous connecter à un autre ordinateur ou serveur n’importe où sur la planète, le tout en quelques secondes !
Ce programme, compatible avec Microsoft Windows, Mac OS X, Linux, iOS et Android, offre une gamme complète d’options : contrôle à distance, partage de bureau ou transfert de fichiers. Il permet même d’accéder à un autre ordinateur qui exécute TeamViewer avec un navigateur Web.
Teamviewer est multiplateforme, il est utilisé par 90% des Fortune 500 et dispose d’un système de gestion de la qualité certifié selon ISO 9001. Il est disponible dans plus de 200 langues et son utilisation est simple, intuitive et rapide, garantissant la qualité du contrôle à distance.
6. Toggl
Nous tous qui travaillons à domicile savons que les distractions peuvent être notre plus grand ennemi. Toggl nous aide à résoudre ce problème en enregistrant la façon dont nous utilisons le temps afin que nous puissions l’analyser.
Si vous n’êtes pas habitué à travailler à domicile, vous pourrez donc savoir où vous perdez le plus de temps afin de changer vos routines et vos distractions pour gagner en productivité.
Pour simplifier, nous pourrions résumer Toggl à une minuterie ou un timer.
Cela peut sembler anodin à première vue mais si votre salaire est basé sur votre temps, c’est un facteur très important que vous devrez prendre en considération. De plus, si vous utilisez la version payante, vous pouvez attribuer à chaque activité un prix par heure ; il vous indique donc automatiquement ce que vous devez facturer pour une tâche, ainsi que pour l’ensemble du projet.
Toggl offre également la possibilité d’ajouter plusieurs membres à un projet, ce qui est un moyen très simple de suivre et de calculer ses coûts.
Une autre caractéristique intéressante vous permet d’associer à la fois des activités et des projets au même client. Ainsi, si un client passe plusieurs commandes, en accédant à son compte, vous verrez tout ce que vous avez fait pour lui et tout ce que vous devez lui facturer.
Conclusion
Il existe évidemment une multitude d’autres applications utiles pour le télétravail. Les outils présentés ci-dessus sont simplement ceux que nous utilisons le plus au quotidien. Nous les avons choisis pour leur fiabilité mais aussi pour l’expérience utilisateur qu’ils procurent. Nous considérons en effet qu’une bonne application doit être intuitive et utilisable rapidement par tous les collaborateurs, quelle que soit la structure au sein de laquelle elle est utilisée.
Si vous désirez travailler plus efficacement depuis votre domicile et souhaitez bénéficier d’un coaching personnalisé, contactez-nous dès maintenant ! Nous nous ferons un plaisir de vous aider en vous conseillant les outils les mieux adaptés selon vos besoins et votre secteur d’activité.
